От тетрадката към системата: как да прехвърлите клиентите и часовете
Решението да минете към система за онлайн записване обикновено идва след някакъв проблем: двоен час, изгубен телефонен номер, тетрадка, забравена у дома. Самата система се настройва бързо, но прехвърлянето на всичко, което досега е било в тетрадката, таблицата или телефона, изисква малко план. Без план лесно се стига до часове, които съществуват на две места, и до клиенти, които никой не намира.
Ето как да направите прехода спокойно, на етапи, без да спирате работата на салона.
Стъпка 1: подгответе основата
Преди да въведете който и да е клиент, настройте основата: услугите с реалната им продължителност и цена, специалистите и работното им време, почивките. Ако продължителностите са грешни, всичко, което въведете след това, ще създава проблеми в графика. За това вижте как да определите реалната продължителност на услугите.
Това е и добър момент за преглед на услугите. Много салони откриват, че в тетрадката имат десет начина да напишат една и съща услуга. Обединете ги в ясен списък.
Стъпка 2: бъдещите часове първо
Най-важни са часовете, които вече са записани за напред. Въведете първо тях, ден по ден, започвайки от най-близките. Докато го правите, задръжте тетрадката като основен източник, за да не пропуснете нещо.
- Изберете ден, от който системата става единственият график
- Въведете всички часове от този ден нататък, с телефон на клиента
- Проверете ден по ден — сравнете тетрадката и системата
- След проверката отбележете в тетрадката, че е прехвърлена
Важното е да има ясна граница. До определена дата работите с тетрадката, от тази дата — само със системата. Ако двете работят паралелно дълго време, двойните записвания са почти неизбежни. Повече за тях има в статията двойно записване и грешки в графика.
Стъпка 3: редовните клиенти
След бъдещите часове прехвърлете редовните клиенти, които не са записани в момента, но идват периодично. Името и телефонът са минимумът. Ако имате и важна информация — алергии, формули за боядисване, предпочитания, — запишете я в бележките още сега. Тези данни са най-ценни и най-лесно се губят.
Не е нужно да прехвърляте всеки, който някога е идвал. Клиенти, които не са се появявали от години, можете да въведете по-късно, когато се върнат.
Договорете се и как се пишат имената — например първо име, после фамилия, и телефонът винаги в един и същ формат. Така по-късно лесно намирате клиента и не създавате два картона за един и същ човек.
Стъпка 4: кажете на клиентите
Когато графикът вече е в системата, кажете на клиентите за новата възможност. Линк за записване, кратко съобщение до редовните, табелка в салона. Много хора ще продължат да звънят известно време и това е нормално — просто записвате часа им в системата, а не в тетрадката. Как да обявите промяната е описано в статията как да въведете онлайн записване, без да объркате клиентите.
Честите грешки
- Двата графика работят паралелно седмици наред
- Въвеждат се клиенти без телефон и после не могат да получат напомняне
- Различни хора въвеждат едно и също име по различен начин
- Бележките за алергии и формули остават само в старата тетрадка
- Никой не е отговорен за прехода и всеки прави по малко
Последната грешка е най-честата. Определете един човек, който отговаря за прехвърлянето, дори работата да се дели между няколко души.
Кога да изберете деня
Изберете спокойна седмица, а не седмицата преди празниците. Отделете няколко часа за основното въвеждане и после по десет-петнадесет минути на ден за проверки. Повечето салони приключват основното за няколко дни, а дребните корекции продължават още седмица-две.
Накратко
Първо настройте услугите и графика, после въведете бъдещите часове с ясна дата на прехода, след това редовните клиенти с важните бележки и накрая обявете промяната. В Zapazi салонът получава страница за онлайн записване още първия ден, а историята и бележките на всеки клиент са на едно място, вместо в няколко тетрадки.