Колко напред да отворите графика за записване

Когато настройвате онлайн записване, един от първите въпроси е колко напред клиентите да могат да записват. Седмица? Месец? Шест месеца? Изглежда като техническа подробност, но всъщност влияе на много неща: колко сигурен е приходът ви, колко гъвкави сте за отпуски и промени, колко отказа имате и колко лесно новите клиенти намират място.

Твърде кратко: клиентите не намират място

Ако графикът е отворен само седмица напред, а сте натоварени, новите клиенти ще виждат само пълни дни. Те няма да чакат, а ще отидат другаде. Редовните клиенти пък не могат да запазят следващия си час веднага след посещението, ако той е след пет-шест седмици. А точно този навик е един от най-ценните за салона – вижте статията за следващия час преди клиентът да излезе.

Твърде дълго: повече отмени и по-малко гъвкавост

Ако графикът е отворен шест месеца напред, клиентите записват часове, без да знаят какви ще са плановете им. Резултатът често е повече отмени и преместени часове. А вие губите гъвкавост: ако искате да промените работното време, да вземете отпуска или да вдигнете цените, вече имате записани часове при старите условия.

Какво да вземете предвид

• Колко често идват редовните ви клиенти – интервалът между посещенията
• Колко натоварен е графикът ви в момента
• Колко сигурни сте в работното си време и отпуските
• Дали имате услуги, които се записват за конкретни събития
• Колко лесно е за вас да местите часове, ако се наложи

Ориентир: интервалът между посещенията

Добро правило е графикът да е отворен поне колкото най-често срещания интервал между посещенията на редовните ви клиенти, плюс малко резерва. Ако клиентите идват на четири седмици, отворен график за шест до осем седмици напред им позволява да запазят следващия час още на излизане. Повече за интервалите по услуги има в статията за интервалите между посещенията.

Различни правила за различни услуги

Не е задължително всички услуги да имат еднакъв хоризонт. Сватбените прически и гримът за събития често се записват месеци напред и това е нормално. Бързото подстригване или маникюрът – обикновено в рамките на няколко седмици. Ако системата ви позволява, помислете за различни правила, или поне за изключения при специални поводи.

Минимално време преди часа

Освен колко далеч напред, има и обратния въпрос: колко най-късно клиентът може да запише час. Ако някой запише в 9:55 за 10:00, може да не сте видели записването. Повечето салони задават минимум от един до няколко часа преди часа. Това зависи от това колко често гледате графика и колко подготовка изисква услугата.

Отпуските и празниците

Ако графикът е отворен два месеца напред, отпуските трябва да са блокирани поне толкова рано. Иначе клиенти ще запишат часове в дни, в които няма да сте там. Направете си навик да блокирате отпуски, празници и обучения веднага щом ги планирате. Повече за това в статията за отпуските на екипа.

Нови и редовни клиенти

Има и още една тънкост. Ако редовните клиенти запазват часовете си далеч напред, графикът може да се окаже пълен за новите. Това е добър проблем, но все пак проблем, ако искате салонът да расте. Някои специалисти оставят по няколко часа седмично, които се отварят по-късно, за да има винаги място и за нов човек.

Започнете умерено и наблюдавайте

Ако не сте сигурни, започнете с четири до шест седмици напред. След месец-два вижте: Колко клиенти се оплакват, че няма свободни часове? Колко отмени имате за часове, записани далеч напред? Колко редовни клиенти запазват следващия си час на излизане? Тези отговори ще ви покажат дали да удължите или скъсите хоризонта.

Напомнянията правят дългия хоризонт по-безопасен

Основният риск при часове, записани далеч напред, е забравянето. Автоматичното напомняне ден преди часа решава голяма част от този проблем. В Zapazi задавате колко напред е отворен графикът и колко най-късно може да се запише час, а напомнянията тръгват автоматично, независимо дали часът е записан вчера или преди два месеца.

Накратко

Твърде краткият хоризонт отблъсква нови клиенти и пречи на редовните да планират. Твърде дългият носи повече отмени и по-малко гъвкавост. Добър ориентир е интервалът между посещенията плюс резерва, а най-добрият съветник – вашите собствени данни след месец-два.