Месечна инвентаризация в салона: как да преброите материалите за час
Повечето салони поръчват материали, когато нещо свърши. Това работи, докато един ден не свърши боята точно в цвета, който клиентката чака, или докато не откриете три кутии гел лак с изтекъл срок в долното чекмедже. Месечната инвентаризация отнема около час и ви казва точно какво имате, колко харчите и къде губите. Колкото по-рядко броите, толкова по-трудно е да разберете кога точно и защо разходът е скочил.
Как да подредите самия склад е описано в статията как да организирате склада и материалите. Тук се фокусираме върху броенето.
Какво да броите
- Професионалните материали, които се използват в услугите — бои, оксиданти, гел лакове, лепила, восък, масла.
- Продуктите за продажба на клиенти — отделно, защото носят пряк приход.
- Консумативите с висок разход — ръкавици, кърпи за еднократна употреба, фолио, памук.
- Не броите ежедневно ножиците и уредите — за тях има отделен опис веднъж годишно.
Как да го направите за час
- Подгответе таблица: продукт, наличност в началото, доставено през месеца, наличност в края.
- Броете в един и същи ден всеки месец — например последния понеделник.
- Отворените опаковки броете като дроби — половин тубичка е 0,5. Не е нужна аптекарска точност, важна е последователността.
- Двама души: единият брои, другият записва. Така е по-бързо и по-точно.
- Проверете сроковете на годност, докато броите, и сложете изтичащите отпред.
- Запазвайте таблиците от всеки месец — сравнението през годината е най-ценната част.
Разход по услуга
Тук е истинската полза. Разходът за месеца е: начална наличност плюс доставено минус крайна наличност. Разделете го на броя на съответните услуги през месеца и получавате средния разход на материали за една услуга. Сравнете го с това, което сте предвидили при изчисляването на себестойността. Ако реалният разход е по-висок, или цената на услугата е заложена твърде ниско, или материалите се използват неефективно — и в двата случая е добре да знаете.
Пример: през месеца сте използвали ориентировъчно 6 опаковки боя и сте направили 40 боядисвания. Ако сте очаквали 4 опаковки за този брой, нещо не е наред — прекалено много смес, която се изхвърля, грешни записи или материали, използвани за нещо друго. Не правете изводи от един месец — разходът варира. Ако разликата се повтаря два-три месеца подред, време е да разберете причината. Често решението е просто: кантар за смесване на боята или мерителна чаша вместо „на око“.
Къде обикновено изтичат пари
- Смесване на повече боя от нужното „за всеки случай“.
- Продукти за продажба, които се използват в залата, без да се отпишат.
- Изтекли продукти, купени в големи количества заради отстъпка.
- Безплатни корекции и модели, които не се отчитат като разход.
- Лична употреба на материали от екипа без уговорка.
Последното е деликатна тема. Най-добрият подход е ясно правило: например екипът може да ползва материали за себе си с определена отстъпка или в определен лимит, записано. Така няма подозрения и няма неудобни разговори. Обсъдете резултатите от инвентаризацията с екипа като общ въпрос — „къде можем да пестим“ — а не като търсене на виновник.
От броенето към поръчката
След три-четири месеца ще знаете средния месечен разход на всеки основен материал. Определете минимална наличност — например разходът за две седмици — и поръчвайте, когато наличността падне под нея. Повече за работата с доставчиците има в статията работа с доставчици на козметика.
Броят на услугите по вид за месеца можете да вземете от отчетите в Zapazi, вместо да ги броите от тетрадката.