Достъп на екипа до системата за записване: кой какво да вижда
Когато салонът мине към система за записване, първото изкушение е да дадете на всички един общ акаунт. Така е най-бързо, но след няколко месеца никой не знае кой е изтрил часа, кой е сменил цената и кой вижда данните на клиентите. Подреденият достъп не е бюрокрация, а начин да пазите и клиентите, и екипа.
Защо да не използвате общ акаунт
Общият акаунт създава три проблема. Първо, не можете да разберете кой какво е направил, когато нещо се обърка. Второ, когато човек напусне, трябва да сменяте паролата на всички. Трето, всеки вижда всичко — включително неща, които не му трябват за работата, като приходите на салона или телефоните на всички клиенти.
Отделният достъп за всеки човек решава и трите. Всеки влиза със собствените си данни и вижда това, което му трябва.
Принципът: толкова, колкото е нужно
Най-простото правило е всеки да има достъп до толкова, колкото му е нужно за работата. Не повече. Това не е въпрос на недоверие, а на ред. Ако специалистът няма нужда да вижда приходите на колегите си, няма причина да ги вижда. Ако рецепцията трябва да мести часове на всички, тя има нужда от този достъп.
Този принцип е и част от добрата практика при работа с лични данни. Повече за това има в статията GDPR и лични данни в салона.
Типичните роли
Всеки салон е различен, но обикновено има няколко основни роли:
- Собственик — пълен достъп до настройки, цени, отчети и всички графици
- Управител или рецепция — графиците на всички, клиентите, местене и отмяна на часове
- Специалист — собственият му график и картоните на неговите клиенти
- Нов служител в пробен период — по-ограничен достъп, докато се запознае
Не всеки салон има нужда от всички роли. Самостоятелният специалист е и собственик, и рецепция. Малкият салон с двама-трима души може да има само собственик и специалисти.
Какво да пазите само за собственика
Някои неща е добре да остават само при собственика или управителя:
- Цените и настройките на услугите
- Общите отчети за приходите на салона
- Изтриване на клиенти и масови промени
- Добавяне и премахване на служители
Причината не е тайна. Просто грешка в тези настройки засяга целия салон и е по-добре да минава през един човек, който знае какво прави.
Когато някой напусне
Това е моментът, в който подреденият достъп се отплаща. Когато специалист напусне, спирате неговия достъп още в последния му работен ден. Клиентите и историята им остават в системата на салона. Не се налага да сменяте паролата на всички и да обяснявате на целия екип. За останалата част от раздялата вижте когато специалист напусне.
Същото важи за временни сътрудници, стажанти или асистенти. Давате им достъп, когато започнат, и го спирате, когато приключат.
Няколко прости правила за сигурност
Подреденият достъп работи само ако хората спазват няколко основни навика. Всеки има собствена парола и не я споделя с колеги, дори „само за днес“. Таблетът или компютърът на рецепцията се заключва, когато няма никой до него, особено ако клиентите чакат наблизо и могат да видят екрана. Не се правят екранни снимки на списъци с клиенти за лични цели. А при загубен или откраднат телефон, от който някой е влизал в системата, паролата се сменя веднага, а не на следващия ден.
Обяснете тези правила на всеки нов човек още в първия ден. Включете ги в обучението на новия служител, заедно с основните стъпки в системата.
Накратко
Всеки човек в екипа има собствен достъп, а не общ акаунт. Всеки вижда толкова, колкото му е нужно. Настройките, цените и общите отчети остават при собственика, а при напускане достъпът се спира веднага. Zapazi съхранява клиентските данни в ЕС, с контрол на достъпа по роли, така че можете да подредите екипа си по този начин.