Вътрешни правила в салона: какво да запишете черно на бяло
Във всеки салон има неписани правила — „тук не се яде на рецепцията“, „кафето е след последния клиент“, „телефонът не стои на масата за маникюр“. Проблемът е, че неписаните правила всеки ги разбира по своему, а новите колеги ги научават чак когато ги нарушат. Кратък писмен правилник спестява много неудобни разговори и прави отношенията по-честни — всички знаят какво се очаква, а забележката вече не звучи лично.
Колко дълъг да е
Една до две страници. Ако е по-дълъг, никой няма да го прочете. Пишете на разбираем език, без юридически формулировки, и обяснявайте защо съществува всяко правило — хората спазват по-лесно това, което разбират. Вместо „Забранено е ползването на телефон“ напишете „Телефонът стои в шкафчето по време на процедура — клиентът е платил за пълното ни внимание“. Ако имате въпроси за трудовите договори и задължителните вътрешни документи по закон, консултирайте се със счетоводител или юрист — тази статия е за ежедневния ред. Разделете правилника на няколко кратки раздела с ясни заглавия, за да може всеки бързо да намери нужното, когато има съмнение.
Работно време и закъснения
- В колко часа специалистът трябва да е в салона спрямо първия си клиент — например 15 минути по-рано.
- Как се съобщава закъснение или отсъствие и на кого — с писмено съобщение, не само устно на колега.
- Кой може да блокира часове в графика и как се иска свободен ден.
Телефони и лични разговори
- Личният телефон не се използва по време на процедура, освен при спешност.
- Разговорите по телефона се провеждат извън залата.
- Снимки на клиенти се правят само с тяхно съгласие.
Храна, напитки и почивки
- Къде се храни екипът — в отделно помещение, не на рецепцията или работните места.
- Миризливи храни се оставят за вкъщи.
- Почивката е записана в графика — вижте защо в статията за обедната почивка в графика.
Хигиена и външен вид
- Хигиенният протокол между клиентите — кратко, в стъпки, с препратка към подробната инструкция.
- Униформа или дрескод, обувки, коса, нокти, бижута при работа с клиенти.
- Кой отговаря за общите помещения в края на деня.
Клиенти и социални мрежи
- Всички часове се записват в системата на салона — без „лични“ клиенти извън графика.
- Не се обсъждат клиенти пред други клиенти.
- Снимките от салона в лични профили се публикуват само с отбелязване на салона и със съгласие на клиента.
- Отрицателни отзиви се отговарят от собственика или управителя, не от специалиста лично.
Как да въведете правилника
Не го лепете на стената без предупреждение. Обсъдете проекта на среща с екипа, приемете разумни предложения и чак тогава го финализирайте. Често екипът сам предлага правила, за които не сте се сетили — например кой зарежда пералнята сутрин или как се делят общите консумативи. Всеки нов колега го получава в първия си ден. Веднъж годишно го прегледайте и махнете правилата, които вече не важат. Най-важното е правилата да се прилагат еднакво за всички — включително за най-добрия специалист и за собственика. Едно правило, което се спазва само от някои, обезсмисля целия документ по-бързо от липсата на правилник.
Правилникът е основа, а подробните инструкции за всяка задача — как се отваря салонът, как се стерилизира, как се приема плащане — са отделен документ — повече за тях има в статията за стандартните процедури.